Assistant administratif (H/F)

Réf. : 2020/1793
Poste à pourvoir le : 01/09/2020
Date limite de candidature : 14/06/2020
Ville : Poitiers
Département : Vienne (86)
Statut du poste : Vacant
Catégorie : C
Quotité de temps de travail : Temps complet

Opérateur public présent sur l’ensemble du territoire, Réseau Canopé joue un rôle décisif dans la refondation de l’école en intervenant dans cinq domaines clés : pédagogie ; numérique éducatif ; éducation et citoyenneté ; arts, culture et patrimoine ; documentation.
Il s’investit au quotidien auprès des acteurs de l’éducation, pour placer son expertise au service de ceux qui œuvrent chaque jour pour la réussite de tous les élèves.

Description

Au sein de l'établissement Réseau Canopé, la Direction Territoriale assure le relais de la politique nationale du réseau Canopé et accompagne les actions en territoire dans les domaines du numérique éducatif, de la formation, de l'innovation, de la politique documentaire et de l'accompagnement de la communauté éducative autour des ressources pédagogiques et de leur usage. Elle intervient dans le cadre de la politique académique définie par le(s) Recteur(x) de(s) académie(s). Elle s'appuie sur les ateliers Canopé de la Direction Territoriale.

Mission

Organiser et assurer les opérations de gestion administrative, financière et matérielle (instruction, suivi, mise en œuvre de dossiers) dans des domaines divers concourant au fonctionnement général d’un service ou d’une structure. Contribuer à la réalisation des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine d’activité.

Activités

Préparer, traiter et effectuer le suivi d’opérations de gestion courante dans divers domaines administratifs, en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des procédures et en contrôlant la conformité des pièces constitutives des dossiers.
Contribuer à l’organisation administrative et, le cas échéant, à la logistique de divers évènements ou secteurs d’activité liés aux missions de l’établissement : élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion administrative ; mettre en œuvre les procédures de gestion ; préparer, rédiger, proposer, saisir, mettre en forme, vérifier, enregistrer, classer, archiver des documents divers (courriers, rapports, pièces et états administratifs divers…) ; les reproduire et les diffuser.
Apporter à l’encadrement de la structure et aux chefs de service ou de projets, un conseil et une assistance fondée sur un savoir-faire administratif mis au service de l’organisation quotidienne du travail et du suivi des activités et des dossiers.
Renseigner et tenir à jour les outils de suivi de l’activité (indicateurs, tableaux de bord, statistiques) prenant en compte les objectifs définis pour l’établissement et/ou la structure et les critères de performance.
Participer au suivi de la réalisation des actions. Veiller au respect des délais et échéances. Alerter sur les risques potentiels concernant les délais, les processus opérationnels, les éléments budgétaires et financiers…
Saisir, alimenter et actualiser les bases de données destinées au suivi administratif des dossiers. Le cas échéant assurer la préparation et le traitement des pièces justificatives des dépenses et/ou recettes liées aux opérations gérées, et effectuer un suivi budgétaire sur les applications informatiques dédiées à la gestion budgétaire et financière.
Assurer un suivi de l’exécution des documents contractuels (conventions, contrats, marchés publics…) en relation avec les différents partenaires et prestataires externes. Assurer une veille sur le respect des clauses de ces documents, et alerter si nécessaire.
Contribuer par son action à la gestion des relations internes et avec les partenaires extérieurs. Assurer les relations administratives et financières avec les fournisseurs et les prestataires de service (émission des demandes de devis, des commandes ; réception et contrôle des livraisons ; gestion des rappels…).
Contribuer à la remontée des données en vue de l'évaluation des actions, en préparant, communiquant et synthétisant les éléments d’information pertinents.

Conditions particulières d'exercice

Contraintes horaires éventuelles en fonction de l’actualité évènementielle de la structure.

Connaissances professionnelles

Connaissance du Statut général de la fonction publique
Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement
Connaissance du projet de l’établissement et/ou de la structure
Connaissance des systèmes d’information, des dispositifs et procédures propres au domaine d’activité dont relèvent les dossiers traités
Connaissance des techniques de communication écrite et orale ; des outils bureautiques et de secrétariat courants
Connaissances de la réglementation et des processus dans le domaine budgétaire et financier ; des normes de la commande publique
Connaissances dans le domaine de la culture numérique
Connaissance des techniques de gestion administrative
Connaissance de la méthodologie de conduite de projet
Notions de droit public et privé

Savoir-faire

Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins. Apporter des réponses à des besoins spécifiques
Savoir concevoir, piloter, planifier, suivre, évaluer un projet.
Posséder et savoir appliquer les techniques rédactionnelles (expression écrite, web). Savoir exprimer et structurer des idées ; réaliser des synthèses et des tableaux de suivi
Etre capable de traiter des informations avec pertinence en fonction du sujet ou du contexte ; d’enregistrer et classer des documents
Etre capable de planifier et gérer le temps et les aléas ; de respecter et faire respecter les programmations, délais et échéances ; d’organiser et structurer son travail
Avoir la capacité de mettre en œuvre des procédures et des règles
Savoir renseigner un dispositif d’évaluation de l’activité ; alerter et rendre compte
Savoir élaborer et contrôler des actes administratifs
Savoir utiliser les outils bureautiques et les applications informatiques spécifiques à l’activité

Savoir-être

Etre apte au travail en équipe. Faire preuve de la faculté d’établir des relations et en effectuer un suivi efficace ; le cas échéant d’animer un groupe.
Etre organisé, rigoureux, fiable, autonome ; capable d’adaptation et de réactivité.
Avoir le sens des responsabilités, l’esprit d’initiative.
Montrer une aptitude à conceptualiser et à faire preuve de capacité prospective.
Posséder une capacité de raisonnement analytique et l’esprit de synthèse.
Avoir le sens du relationnel. Savoir écouter, communiquer, exposer des idées, argumenter, convaincre. Faire preuve de maîtrise de soi et de diplomatie.

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