Assistant.e manager (H/F)

Description

Les directions territoriales ont pour mission de contribuer à l’offre éducative et de formation des académies, en lien avec l’ensemble des partenaires. Elles pilotent un réseau d’Ateliers Canopé assurant les formations ayant trait aux différentes thématiques portées par Réseau Canopé. Ces Ateliers proposent une offre de services adaptée aux nouveaux enjeux éducatifs. Ils accueillent l’ensemble de la communauté éducative dans des espaces innovants et connectés.

Mission

Assurer le secrétariat de la direction territoriale Canopé Bourgogne-Franche-Comté ainsi que le traitement administratif de dossiers pour les services territoriaux. Contribuer au bon fonctionnement de la structure, en apportant une assistance administrative, logistique et technique aux activités.

Activités

Activités principales
- Organiser l’activité quotidienne du travail de l’équipe de direction. Prendre en charge les aspects logistiques de la fonction de direction.
- Assurer l’interface entre la direction de la structure et les partenaires internes (au sein de Réseau Canopé) ou externes (services de l’Etat, collectivités territoriales, autres partenaires extérieurs).
- Gérer les agendas et effectuer un suivi et un contrôle des échéances.
- Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions et des rencontres au sein de la structure (convocation, ordre de mission des intervenants, transmission de dossiers, réservation de salles…). Le cas échéant prendre en charge les comptes rendus des réunions.
- Instruire, traiter et effectuer le suivi des dossiers réservés gérés par l’équipe de direction.
- Assurer la relecture, la vérification (mise en forme, rédaction, charte graphique...), la saisie, la diffusion, la valorisation, le classement et l’archivage de courriers et documents sur supports écrits physiques ou dématérialisés mis à la signature.
- Assurer le traitement du courrier postal et électronique (départ et arrivée) : réceptionner, trier, enregistrer pour assurer la traçabilité et diffuser ou transmettre les courriers et les courriels. Gérer le suivi des parapheurs.
Activités associées
- En lien avec le service territorial ingénierie de formation, contribuer à la gestion administrative des formations : établissement et suivi d'actes administratifs (contrats, conventions), suivi des sessions de formation (vérification des tableaux de suivis d’activités) et contacts auprès des formateurs et partenaires, selon les besoins
- Assurer la gestion des moyens alloués aux activités à responsabilité académique (IMP-HSE-vacations)
- En lien avec le Pôle édition transmédia, contribuer à la gestion de la communauté des usagers des applications développées par l’établissement et autres besoins éventuels de gestion administrative du service
- En lien avec le service Valorisation des offres et communication, maintenir le fichier de contacts de la direction territoriale et contribuer, selon les besoins, à la gestion administrative du service
- Contribution à l’organisation et à la gestion des espaces de formation du lieu de résidence administrative

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité nécessaire
Contraintes horaires éventuelles en fonction de l’actualité de la structure.
Respect des règles de confidentialité.

Connaissances professionnelles

Connaissance du Statut général de la fonction publique
Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement
Connaissance du projet de l’établissement
Connaissance des techniques de secrétariat (traitement de l’information, classement, conservation des documents…)
Connaissance des principes, techniques et méthodes de communication écrite et orale
Connaissance des systèmes d’information (financier, budgétaire, RH…) utilisés dans la structure
Connaissance des principes et des outils de la culture numérique
Méthodologie de conduite de projet

Savoir-faire

Savoir évaluer, hiérarchiser et prioriser des besoins
Savoir organiser, planifier et structurer son travail ; gérer les délais et respecter les échéances ; faire face à une pluralité de tâches diversifiées
Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques, de l’internet et des applications informatiques spécifiques à l’activité
Savoir mettre en œuvre, respecter et faire respecter des procédures et des règles
Avoir une capacité rédactionnelle dans la langue française (techniques de l’expression écrite sur support physique ou dématérialisé). Savoir rédiger et mettre en forme des documents ; réaliser des synthèses
Maîtriser la communication orale
Savoir s’adapter aux personnes, aux situations ; apporter une réponse personnalisée ; gérer les aléas, parer aux urgences
Savoir accueillir, prendre des messages, transmettre l’information. Prendre des notes
Savoir alerter sur les dysfonctionnements et les risques potentiels ; rendre compte
Savoir trouver, traiter et diffuser de l’information

Savoir-être

Posséder l’aptitude à porter les valeurs et à valoriser l’image de la structure.
Etre apte au travail en équipe.
Etre organisé et méthodique, rigoureux, fiable.
Avoir le sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité ; le goût de l’initiative. Etre autonome, capable d’initiative, tout en sachant rendre compte.
Posséder une capacité d’adaptation, une aptitude à travailler dans des délais contraints, de la réactivité et une disposition à la prospective
Faire preuve de curiosité intellectuelle, du sens de l’analyse et de l’esprit de synthèse.
Avoir le sens du relationnel : savoir écouter, communiquer, dialoguer, exposer des idées, argumenter en faisant preuve de la capacité de conviction, faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi.