Assistant manager (H/F)

Description

Les directions territoriales ont pour mission de contribuer à l’offre éducative et de formation des régions académiques, en lien avec l’ensemble des partenaires. Leur réseau d’Ateliers Canopé assure les formations, la mise à disposition des ressources, ainsi que les médiations et les animations qui en découlent. Ils proposent une offre de services adaptée aux nouveaux enjeux éducatifs. Ils accueillent l’ensemble de la communauté éducative dans des espaces innovants et connectés.

Mission

Assurer le secrétariat d’un ou plusieurs services et le traitement administratif de dossiers.
Contribuer au bon fonctionnement de la structure, en apportant une assistance administrative, logistique et technique aux activités.

Activités

Activités principales

· Assurer le secrétariat et intervenir en appui administratif et logistique auprès du responsable et/ou

d’autres membres de l’encadrement, pour un ou plusieurs services.

· Gérer les agendas (prise de rendez-vous) et les plannings (absences, déplacements, réunions…).

Effectuer un suivi et un contrôle des échéances.

· Maîtriser un secteur administratif opérationnel : prendre en charge l’instruction, la préparation, la

présentation, le traitement et le suivi de dossiers spécifiques pour le compte de l’encadrement du ou des

services ; assurer la saisie, la mise en forme de documents ; le tri, le classement et l’archivage (physique

ou numérique) des dossiers. Recueillir, rassembler, traiter et diffuser de l’information (rédaction de notes).

· Assurer le traitement du courrier postal et électronique (départ et arrivée) : réceptionner, trier, enregistrer

pour assurer la traçabilité et diffuser ou transmettre (bordereaux d’envoi) les courriers et les courriels.

Gérer le suivi des parapheurs.

· Assurer l’accueil physique et téléphonique (réceptionner, filtrer, traiter les appels) et orienter les

interlocuteurs internes et externes (partenaires, prestataires, usagers extérieurs) du ou des services.

· Prendre en charge et organiser la communication interne de proximité avec les collaborateurs au sein du

ou des services. Coordonner la circulation de l’information.

· Assurer la relecture, la vérification (mise en forme, rédaction, charte graphique...), la saisie, la diffusion, la

valorisation, le classement et l’archivage de courriers et documents sur supports écrits physiques ou

dématérialisés mis à la signature.

· Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions au sein du ou des services (convocation,

ordres de mission des intervenants, transmission de dossiers, réservation de salles…). Le cas échéant

prendre en charge les comptes-rendus des réunions.

· Contribuer à la collecte et l’exploitation d’informations ; la tenue de tableaux de bord, de statistiques ; le

renseignement des indicateurs d’activité en vue d’une évaluation de la performance en fonction des

objectifs définis pour le ou les services.

· Contribuer à l’accueil des nouveaux arrivants (installation physique et matérielle, présentation de

l’établissement, remise du livret d’accueil…).

Activités associées

· Le cas échéant, gérer les déplacements et assurer le suivi des congés et des absences des personnels

du ou des services.

· Apporter un soutien logistique et un appui sur le plan administratif et technique aux activités du ou des

services : gestion de bases de données (annuaire, organigramme…), participation à des tâches

ponctuelles.

· Le cas échéant coordonner l’activité d’une équipe.

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité nécessaire
Contraintes horaires éventuelles en fonction de l’actualité de la structure.
Respect des règles de confidentialité.

Connaissances professionnelles

Connaissance du Statut général de la fonction publique Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement
Connaissance du projet de l’établissement
Connaissance des techniques de secrétariat (traitement de l’information, classement, conservation des documents…)
Connaissance des principes, techniques et méthodes de communication écrite et orale
Connaissance des systèmes d’information (financier, budgétaire, RH…) utilisés dans la structure
Connaissance des principes et des outils de la culture numérique
Méthodologie de conduite de projet

Savoir-faire

Savoir évaluer, hiérarchiser et prioriser des besoins
Savoir organiser, planifier et structurer son travail ; gérer les délais et respecter les échéances ; faire face à une pluralité de tâches diversifiées
Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques, de l’internet et des applications informatiques spécifiques à l’activité
Savoir mettre en œuvre, respecter et faire respecter des procédures et des règles
Avoir une capacité rédactionnelle dans la langue française (techniques de l’expression écrite sur support physique ou dématérialisé). Savoir rédiger et mettre en forme des documents ; réaliser des synthèses
Maîtriser la communication orale
Savoir s’adapter aux personnes, aux situations ; apporter une réponse personnalisée ; gérer les aléas, parer aux urgences
Savoir accueillir, prendre des messages, transmettre l’information. Prendre des notes
Savoir alerter sur les dysfonctionnements et les risques potentiels ; rendre compte
Savoir trouver, traiter et diffuser de l’information

Savoir-être

Posséder l’aptitude à porter les valeurs et à valoriser l’image de la structure.
Etre apte au travail en équipe.
Etre organisé et méthodique, rigoureux, fiable.
Avoir le sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité ; le goût de l’initiative. Etre autonome, capable d’initiative, tout en sachant rendre compte.
Posséder une capacité d’adaptation, une aptitude à travailler dans des délais contraints, de la réactivité et une disposition à la prospective
Faire preuve de curiosité intellectuelle, du sens de l’analyse et de l’esprit de synthèse.
Avoir le sens du relationnel : savoir écouter, communiquer, dialoguer, exposer des idées, argumenter en faisant preuve de la capacité de conviction, faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi.